Ako si efektívne manažovať čas a zvýšiť svoju produktivitu

Skôr, ako sa pustíme do dnešnej témy, pozrime sa, čo všetko máme na našom pomyselnom stole. Pozrime sa spolu na niekoľko praktických tipov, ktorými sa naučíš efektívne manažovať čas a zvýšiť svoju produktivitu 🙂.

📌 Dopraj si externú pamäť a zdroj pre Tvoj Inbox

Čo to v praxi znamená? Jednoducho povedané, dávaj si pozor, aby si mal/a veci vždy len na jednom mieste. Môže to byť fyzické miesto ako napríklad papier, diár alebo aplikácia, prípadne dokument. Na toto miesto si budeš odkladať všetky svoje myšlienky, nápady, úlohy, zoznamy, to do listy, e-maily, správy a bločky, aby si nemal/a rozhádzané papiere po stole.

Dnes sa bližšie pozrieme na 3 dôležité kroky 3P efektívneho plánovania, ktorými sú “Plánuj, Pracuj a Pozoruj” 🙃. Len pre bližšie upresnenie, tento cyklus sa pravidelne opakuje.

📌 PRVÉ “P” predstavuje práve kľúčové plánovanie, čiže “Plánuj”. Inými slovami buď sám/sama sebe manažérom/manažérkou. Mysli na to, aby si si vyhradil/a čas na plánovanie. Či už to bude plánovanie na týždeň a následne aj na každý deň.

Ako tieto veci reálne plánovať?

💡Efektívne je používať kalendár či už papierový alebo digitálny. Nepleť si kalendár so zoznamom prianí. Do kalendára patria len osobné a pracovné veci, ktoré sa konajú v určitý deň a čas. Prípadne sem patria ešte úlohy, ktoré sa nedajú splniť inokedy kvôli externým faktorom, ako sú napríklad otváracie hodiny.

💡Vytvor si zoznam úloh na deň či už v aplikácii Trello alebo Todoist, prípadne v diári. Patria sem určite úlohy z kalendára, úlohy so striktným termínom alebo deadlinom, pravidelné úlohy ako ranná kontrola diára, poliatie kvetov a pod. alebo časovo objemové/veľké úlohy, ktoré sa odporúča rozplánovať si rovnako ako stretnutia.

💡Ostatné úlohy je fajn si rozdeliť podľa témy, kontextu alebo dĺžky. Odporúčaná aplikácia na tieto úlohy je napríklad Todoist.

💡Ďalej sem určite patrí pravidelná kontrola a možné následné úpravy, ktoré vieš spraviť večer, prípadne ráno. Môžeš porozmýšľať o prioritách na nasledujúci deň po kontrole z daného dňa alebo porozmýšľať o prioritách na daný deň po kontrole z predchádzajúceho dňa.

📌 DRUHÉ “P” z nášho kruhu predstavuje ďalšie puzzle “Pracuj”, v ktorom si uvedieme týchto 5 tipov.

💡Tip: ZAČNI🚶

Predpokladám, že mi dáš za pravdu v tom, že keď chceme dosiahnuť svoj cieľ, je dôležitý práve 1. krok a to je začať. Pokojne si rozmeň veľké milníky Tvojej cesty alebo zadania na malé kroky. Jedna výhoda je tá, že budeš vedieť efektívne postupovať po Tvojej ceste. Ďalšou výhodou je práve to, že oveľa skôr zistíš, či niečo potrebuješ od iných. O čo skôr to zistíš, o to skôr sa môžeš k daným veciam dostať. Prípadne si môžeš ešte predtým a s dostatočným časovým predstihom overiť, či svojmu zadaniu rozumieš správne. Okrem toho, že budeš mať dostatok priestoru na úspešné splnenie úlohy, nebude to vyzerať tak, že si sa na dané zadanie vykašľal/a alebo si si ho nechal/a na poslednú chvíľu.

Čo nás v živote ešte veľmi ovplyvňuje, sú práve aj rôzne vyrušenia. Rozmeňme si ich preto postupne na drobné.

💡 Tip: NENECHAJ SA VYRUŠOVAŤ 1/3 🔴

Veľakrát sa stáva, že si už sadneš k stolu a vyhradíš si čas na nejaké zadanie a myšlienky Ti často utečú preč. Či už Ti napadne nejaká myšlienka alebo si spomenieš na niečo, čo potrebuješ ešte vybaviť. V takýchto prípadoch je skvelé, mať po ruke čistý papier a pero, kde si všetky takéto myšlienky a nápady napíšeš.

Vieme na tieto účely využívať aj digitálny inbox, ktorý môže byť napríklad nejaká aplikácia, prípadne dokument.

💡 Tip: NENECHAJ SA VYRUŠOVAŤ 2/3 🔴

Ďalším možným rušivým elementom môžu byť rôzne upozornenia, ktoré na nás v dnešnej dobe číhajú z každej strany. Z toho dôvodu si radšej vypni všetky notifikácie okrem telefonátov a upozornení z kalendára. V takomto prípade je to potrebné spraviť na všetkých zariadeniach, ako je mobil, počítač/notebook, prípadne aj smart hodinky.

💡 Tip: NENECHAJ SA VYRUŠOVAŤ 3/3 🔴

Pamätaj, prosím, na to, aby si mal/a vytvorený potrebný priestor, v ktorom je možné pracovať nerušene a osamote. Môže to byť knižnica, coworking, samostatná izba alebo aspoň nejaký kút.

Pokojne daj ostatným vedieť, že aktuálne sústredene pracuješ. Môžeš tak spraviť pomocou online ikony a to tak, že si vypneš notifikácie, prípadne si nastavíš konkrétny status v aplikácii. Napríklad v aplikácii Slack si môžeš nastaviť “lupu”. Je možné využiť aj offline virtuálne zariadenie, ako napríklad zvykne byť k dispozícii aj visačka/oznámenie na dverách v hoteli.

💡 Tip: ZAPÍŠ SI 🧑‍💻

Je potrebné si zapisovať, kde si skončil/a po každej činnosti a takisto či potrebuješ niečo aj od niekoho iného. Týmto spôsobom sa zbavíš tzv. zostatkovej pozornosti a zároveň si uľahčíš svoju ďalšiu prácu.

📌 TRETIE “P” symbolizuje nemej dôležitú časť a tou je práve “Pozoruj”. Táto aktivita nám slúži na to, aby sme sa efektívne vyvarovali chybám.

Môžeš si položiť niekoľko praktických otázok. 

🔸 Čo fungovalo a čo nefungovalo v rámci plánovania a rovnako aj načasovania? 

🔸 Čo bolo správne?

🔸 Zvolil/a som správne poradie?

🔸 Mal/a som dostatok času?

🔸 Splnil/a som všetky úlohy alebo mi zostáva niečo do nového dňa?

🔸 Aké bolo množstvo mojej energie?

🔸 Ako som sa cítil/a?

🔸 Akú som mal/a náladu?

🔸 Čo ma z daných činností bavilo, prípadne nebavilo?

Pozri sa na svoj život z vtáčej perspektívy a odpovedz si úprimne aj na nasledujúce otázky.

Koľko bodov z 10 bodov by si dal/a jednotlivým oblastiam vo svojom živote, ako je zdravie, vzťahy, práca, radosť a sebarozvoj?

Veríme, že Ťa tieto praktické tipy príjemne podporia na Tvojej ceste a držíme Ti palce. V prípade akýchkoľvek otázok nás neváhaj kontaktovať, prípadne sa potešíme aj Tvojej spätnej väzbe.

V rámci tréningu pre virtuálne asistentky spracovala: Kristi Koleňová