Virtuálna asistentka a dovolenka

V máji je ten najvyšší čas na načasovanie si dovolenky a oznámiť termín svojim klientom. Totiž, čím skôr o tom dáte vedieť, tým lepšie. Prečo? Ako? Načo? V bežnom povolaní to možno nie je problém, ale…

Nebuď ako Niki! Niki svoju prácu na projektoch klientov tak milovala, že s dovolenkou čakala dovtedy, kým bude vo firme trochu priestor, poľavia aktivity… ale to už nemohol manžel, bolo zlé počasie, vybookované… a to najpodstatnejšie: NIKDY, NIKDY NEVZNIKOL PRIESTOR SÁM OD SEBA. Vždy som si ho musela zabezpečiť sama (ako prejav sebaúcty).

Och, aká som bola do svojej práce zaľúbená a naivná zároveň. Cez každú moju dvojdňovú dovolenku (haha) mi vyzváňal telefón a cinkali mi notifikácie. Čistá katastrofa, žiaden oddych, nikto spokojní… Tak ako by to bolo ideálne?

I. krok je uvedomiť si, že dovolenku, teda priestor na regeneráciu, potrebuje KAŽDÝ a ja nie som výnimka. Je v poriadku svoju prácu milovať, ale ambícia nie je byť nenahraditeľný. To je akurát cesta k vyhoreniu. Jediné miesto, kde sme nenahraditeľný, je so svojou rodinou – a tí čakajú, kedy s vami budú môcť zažiť plnohodnotné dni na dovči… netreba to odkladať.

II. krok je včas dohodnúť termín dovolenky. Najprv predebatovať doma s rodinou a podľa mňa najkorektnejšie je následne odkonzultovať ho s klientom/klientami a následne termín potvrdiť. Ideálne min. 2 mesiace dopredu, aby sa všetci zúčastnení vedeli zariadiť (môže sa stať, že v tom čase už iná VA alebo šéf dovolenku zaplatenú má a váš termín je proste nevyhovujúci). Preto je naj mať zdieľaný kalendár a vidieť do aktivít vášho tímu, ti vás niekto nepredbehol.

Čo ak v tom termíne už niekto z tímu dovču má zajednanú? No, podľa mňa kto prvý príde, prvý berie. Nie ste zamestnanec a vaše pracovné prostredie je vo vašej réžii.

Avšak dohoda okolo termínu dovolenky mi príde ako tímová záležitosť, preto ju treba riešiť včas, pred booknutím a nie v afekte. Vnímam tento priestor pre dohodu ako prejav vašej profesionality a spoľahlivosti ako biznis partnera.

III. krok – ak ste sa na termíne dohodli, treba si vytvoriť priestor na automatizovanie procesov, kt. môžu bežať, kým ste preč (automatizované maily, posty na siete, automatické odpovede…).

Čo sa nedá automatizovať, treba zabezpečiť – často doporučujeme klientom NEMAŤ jednu VA, ale minimálne 2, aby sa nestalo, že keď jedna vypadne, zrúti sa im podnikanie. Takže ak máte kolegyňu, pripravte jej podklady, vytvorte priestor na doškolenie, aby vaša absencia bola bez povšimnutia. Ak kolegyňu nemáte, klientovi ju asap doporučte. Vy nezodpovedáte za stabilitu firmy vášho klienta.

VYPNÚŤ NOTIFIKÁCIE – ak si raz zvyknú, že vás môžu na dovolenke kontaktovať, nebudete už mať kľud na žiadnej. Viem to, veľa dovoleniek som strávila nad dokumentami v telefóne či PC. Nie, nedá sa, nie je signál, som off. Musí to počkať.

Viem, že niečo môže vybuchovať…niečo nemôžu nájsť…niečo nevedia nastaviť… to je všetko vecou plánovania – má to byť buď naplánované PRED alebo PO vašej dovolenke alebo je to signál, že bez vás firma nemôže fungovať a potrebuje urgentne posilu ďalšej VA.

…lebo toto nie je vecou len dovolenky, ale čokoľvek nečakané sa môže stať vám. Mne napríklad vypadol cez kampaň internet. Dcéra si cez kampaň zlomila ruku. Cez inú kampaň mi raz po meditačnom víkende „vyplo“ mužskú hemisféru a nevedela som ani sporák zapnúť.

Preto naše VA učím všetky svoje pracovné aktivity ukladať do procesov presne pre takéto prípady. Aby sme boli maximálne podporné v projektoch, na ktorých pracujeme pre klientov, ale nie nenahraditeľné (nie sú naše!)

No, odbehli sme ale

Zopakujem to:

VY SI VYTVÁRATE PRACOVNÉ PODMIENKY PODĽA VLASTNEJ SEBAHODNOTY. To ale znamená dokázať včas, taktne a profesionálne odkomunikovať čas, kedy nemôžem pracovať.

P.S.: Tento môj krásny nový klobúk už čaká, kedy ho konečne prevetrám .